תפקידים במחלקת משאבי אנוש וגיוס: מה ההבדל בין התפקידים?
מחלקת משאבי האנוש כוללת מגוון רחב של תפקידים. החל ממנהל/ת משאבי אנוש ורכז/ת גיוס ועד למנהל/ת פיתוח ארגוני ומנתח/ת נתוני משאבי אנוש.
לפעמים אותו שם תפקיד כולל תחומי אחריות שונים, ובמקרים אחרים בעלי תפקידים שונים מבצעים משימות דומות. הסיבה היא שכל חברה, ארגון או מוסד יכולים להגדיר את מבנה מחלקת משאבי האנוש בהתאם למספר העובדים, להיקף הגיוסים, לתקציבים, לסוגי המשרות, למבנה הארגוני, לצרכים המקצועיים ולשיקולים נוספים.
במאמר ריכזתי את התפקידים המרכזיים במחלקת משאבי האנוש והגיוס, עם הסבר על תחומי האחריות המקובלים של כל תפקיד, נקודות ההשקה וההבדלים העיקריים. חשוב לזכור שגם אם יש הגדרה יבשה, שתחפשו עבודה תמצאו תחומי אחריות נוספים/שונים.
מתנצלת מראש שרוב המאמר מנוסח בלשון נקבה… זה מתוך הרגל, כי ברוב הכיתות שלי ובעולמות ה-HR אני פוגשת בעיקר נשים. גברים, סורי.
בין הנושאים העיקריים:
- מה התפקיד של מנהל/ת משאבי אנוש?
- מה התפקיד של מנהל/ת גיוס?
- מה כולל התפקיד של רכז/ת גיוס?
- מה התפקיד של מגייס/ת?מה התפקיד של מנהל/ת Talent Acquisition?
- מה התפקיד של סורסר/ית?
- מה התפקיד של מנהל/ת גיוס טכנולוגי?
- מה התפקיד של מנהל/ת רווחה?
- מה התפקיד של מנהל/ת הדרכה ולמידה?
- מה התפקיד של שותפ/ה עסקי/ת למשאבי אנוש (HRBP)?
- מה התפקיד של מנהל/ת פיתוח ארגוני?
- מה התפקיד של מנהל/ת שכר והטבות?
- מה התפקיד של מנהל/ת חוויית עובד?
- מה התפקיד של מנתח/ת נתוני משאבי אנוש?
- מה ההבדלים בין התפקידים במחלקת משאבי האנוש והגיוס?
מהם תחומי האחריות של התפקידים השונים?
מנהלת משאבי אנוש מובילה את הטיפול בעובדים ובמנהלים לאורך תקופת ההעסקה ומחברת בין המדיניות הארגונית לבין העבודה היומיומית. היקף התפקיד משתנה בהתאם לגודל הארגון, למבנה המחלקה ולחלוקת הסמכויות בין בעלי התפקידים.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- גיבוש תוכניות עבודה בתחום משאבי האנוש.
- ייעוץ וליווי מנהלים.
- הובלת תהליכי קליטה, שימור וסיום העסקה.
- טיפול בסוגיות הנוגעות לעובדים ולמנהלים.
- ניהול תהליכי הערכת ביצועים.
- קידום תהליכי פיתוח מקצועי וניהולי.
- מעקב אחר נתוני עובדים ומדדי משאבי אנוש.
- ניהול תקציבים הקשורים לפעילות המחלקה.
- עבודה מול הנהלה, כספים, שכר וייעוץ משפטי.
- ניהול צוות משאבי האנוש, בהתאם למבנה הארגון.
מנהלת גיוס מובילה את פעילות הגיוס בארגון, החל מהבנת צורכי כוח האדם ועד לאיוש המשרות. בחלק מהחברות היא מנהלת צוות גיוס, ובאחרות היא מבצעת בעצמה חלק גדול משלבי האיתור, המיון והליווי.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- קבלת דרישות גיוס ממנהלים
- בחינת הצורך ופתיחת תקנים מאושרים
- הגדרת פרופיל
- תכנון דרכי האיתור לכל משרה
- בחירת ערוצי פרסום ומקורות גיוס
- ניהול צוות מגייסות ורכזות גיוס
- ליווי תהליכי ריאיון ומיון
- עבודה עם חברות השמה וספקים
- ניהול תקציב הגיוס
מעקב אחר זמני איוש ועלויות - ניתוח ביצועי מקורות הגיוס
- שיפור חוויית המועמד
- הצגת דוחות ונתונים להנהלה
רכזת גיוס מטפלת בדרך כלל בתפעול השוטף של המשרות ובקשר הרציף עם מועמדים ומנהלים. בארגונים מסוימים היא אחראית על תהליך מלא, ואילו במקומות אחרים תפקידה מתמקד בסינון ראשוני, בתיאומים ובעדכון מערכות הגיוס.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- פרסום משרות בערוצים שנבחרו
מעבר על קורות חיים - ביצוע שיחות סינון ראשוניות
- תיאום ראיונות ומבחנים
- עדכון מועמדים בשלבי התהליך
- פתיחת מועמדים במערכת הגיוס
- מעקב אחר סטטוס משרות ומועמדויות
- תיאום מול מנהלים מגייסים
- הפקת נתונים ודוחות גיוס
- הכנת מסמכים לקראת קליטת עובדים
- שמירה על מאגר מועמדים מסודר
המגייסת בוחנת את התאמת המועמדים למשרה ומנהלת את הקשר עמם לאורך התהליך. היא נדרשת להבין את דרישות התפקיד, לזהות ניסיון ומיומנויות רלוונטיים ולהעביר למנהל תמונה מקצועית שתסייע בקבלת ההחלטה.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- איתור מועמדים למשרות פתוחות
סינון קורות חיים - ביצוע ראיונות טלפוניים, מקוונים או פרונטליים
בחינת ניסיון, מוטיבציה וזמינות - בדיקת התאמה לדרישות המשרה
- כתיבת חוות דעת מקצועיות
- הצגת מועמדים למנהלים מגייסים
- הכנת מועמדים לשלבים הבאים
- איסוף המלצות, בהתאם למדיניות הארגון
- ליווי שלב הצעת העבודה
- שמירה על קשר עם מועמדים רלוונטיים
- תיעוד המידע במערכת הגיוס
מנהלת Talent Acquisition עוסקת לא רק באיוש משרות פתוחות, אלא גם בבניית יכולת גיוס לטווח ארוך. היא עשויה לחבר בין תכנון כוח אדם, סורסינג, מיתוג מעסיק, מאגרי מועמדים וחוויית מועמד כדי להכין את הארגון לצרכים עתידיים.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- בניית אסטרטגיית גיוס ארוכת טווח
- זיהוי צורכי גיוס צפויים
- פיתוח מאגרי מועמדים לפי תחומים
- הובלת פעילות סורסינג
- חיזוק נוכחות הארגון בקרב קהלי יעד
- שיתוף פעולה עם תחום מיתוג המעסיק
- תכנון מסע המועמד
- ניתוח נתוני גיוס ומגמות
- בחינת כלים וטכנולוגיות לגיוס
- ניהול תוכניות חבר מביא חבר
- פיתוח קשרים עם מוסדות לימוד וקהילות
- שיפור איכות התהליכים והתוצאות
- עבודה עם הנהלה ומנהלים על צרכים עתידיים
סורסרית מתמקדת בחיפוש יזום אחר מועמדים בעלי ניסיון או מיומנויות מתאימים. היא לא ממתינה רק לפניות בעקבות פרסום משרה, אלא מאתרת אנשים במאגרים, ברשתות מקצועיות ובקהילות ופונה אליהם באופן אישי.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- איתור מועמדים בלינקדאין ובמאגרי מידע
- בניית חיפושי Boolean
- חיפוש בקהילות וברשתות מקצועיות
- איתור מועמדים שלא מחפשים עבודה באופן פעיל
- בניית רשימות מועמדים לפי דרישות המשרה
- ניסוח פניות אישיות
- יצירת קשר ראשוני והצגת ההזדמנות
- בדיקת עניין והתאמה בסיסית
- תיעוד מועמדים במערכת הגיוס
- פיתוח מאגרים לתפקידים עתידיים
- מעקב אחר שיעורי מענה ותגובה
- שיתוף פעולה עם מגייסות ומנהלים
מנהלת סורסינג אחראית על תכנון והובלת מערך האיתור היזום בארגון. כאשר קיים צוות סורסינג, היא מנהלת את העבודה המקצועית, מפתחת שיטות חיפוש ובוחנת אילו מקורות ופניות מייצרים את התוצאות המתאימות.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- בניית תוכנית סורסינג למשרות ולתחומים שונים
- ניהול צוות סורסרים
- חלוקת משימות ויעדי איתור
- פיתוח מקורות חיפוש חדשים
- הגדרת שיטות עבודה
- הכשרת מגייסות בחיפוש מתקדם
- ניתוח שיעורי תגובה והמרה
- בחינת איכות המועמדים שאותרו
- תכנון ובניית מאגרי מועמדים
- עבודה שוטפת עם מנהלות גיוס
- בחירת כלי איתור וטכנולוגיות
- שיפור נוסחי הפנייה למועמדים
מנהלת גיוס טכנולוגי מתמחה בגיוס למקצועות כגון תוכנה, דאטה, סייבר, תשתיות, מוצר ובדיקות תוכנה. התפקיד דורש יכולת להבין דרישות מקצועיות מורכבות, להבחין בין תחומי התמחות ולנהל שיחה מדויקת עם מועמדים ומנהלים טכנולוגיים.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- גיוס עובדים לתפקידים טכנולוגיים
- למידת המונחים והדרישות בכל משרה
- עבודה עם מנהלי פיתוח, מוצר, דאטה ותשתיות
- איתור מועמדים ברשתות ובקהילות מקצועיות
- בניית חיפושי Boolean מורכבים
- ביצוע ראיונות ראשוניים
- בדיקת ניסיון בטכנולוגיות רלוונטיות
- תיאום מבחנים וראיונות מקצועיים
- עבודה עם חברות השמה מתמחות
- בניית מאגרי מועמדים לפי התמחות
- ליווי משרות שקשה לאייש
- מעקב אחר ציפיות שכר וזמינות
- שיפור התקשורת בין צוות הגיוס למנהלים המקצועיים
מנהלת רווחה מתכננת ומפעילה תוכניות שנועדו לתמוך בעובדים ולחזק את תחושת השייכות לארגון. הפעילות יכולה לכלול אירועים, הטבות, תמיכה בצמתים אישיים, פעילויות למשפחות ויוזמות המותאמות להרכב העובדים.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- בניית תוכנית רווחה שנתית
- תכנון והפקת אירועים
- ניהול תקציב הרווחה
- איתור ספקים וניהול משא ומתן
- טיפול במתנות ובהטבות
- ארגון פעילויות לעובדים ולבני משפחותיהם
- התאמת המענה לקבוצות עובדים שונות
- תקשורת פנים ארגונית בנושאי רווחה
- ליווי עובדים באירועים אישיים
- ביצוע סקרים וקבלת משוב
- עבודה עם ועד עובדים, כאשר קיים
- בדיקת השימוש והערך של הפעילויות
מנהלת הדרכה ולמידה אחראית לזהות פערים בידע ובמיומנויות ולפתח פתרונות מתאימים לעובדים ולמנהלים. היא מתכננת הכשרות, בוחרת ספקים, בונה מסלולי למידה ובודקת כיצד הלמידה תורמת לעבודה בפועל.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- מיפוי צורכי הדרכה
- בניית תוכנית למידה שנתית
- פיתוח קורסים, סדנאות והכשרות
- יצירת מסלולי למידה לתפקידים שונים
- בחירת מרצים וספקים
ניהול תקציב ההדרכה - פיתוח הכשרות למנהלים
- בניית תוכניות כניסה לתפקיד
- שילוב למידה
- דיגיטלית
ניהול ידע מקצועי - מדידת אפקטיביות ההכשרות
- עבודה עם מנהלים על שיפור ביצועים
- עדכון התכנים בהתאם לשינויים בארגון
שותפה עסקית למשאבי אנוש עובדת עם יחידה, מחלקה או קבוצת מנהלים ומסייעת להם לטפל בסוגיות הקשורות לאנשים ולמבנה הארגוני. היא מכירה את מטרות היחידה ומתרגמת אותן לפעולות בתחומי כוח האדם, הביצועים, השימור והפיתוח.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- ייעוץ שוטף למנהלים
- ליווי תהליכי קבלת החלטות הנוגעים לעובדים
- ניתוח צורכי כוח אדם ביחידה
- תמיכה בתכנון מבנה הצוותים
- טיפול בסוגיות של ביצועים והתנהלות
- ליווי תהליכי הערכת עובדים
- קידום ניוד ופיתוח פנימי
- זיהוי עובדים מרכזיים וסיכוני עזיבה
- בניית תוכניות שימור
- ליווי שינויים ארגוניים
- ניתוח נתונים הקשורים ליחידה
- חיבור בין הנהלת משאבי האנוש לצרכים העסקיים
- עבודה משותפת עם גיוס, הדרכה, רווחה ושכר
מנהלת פיתוח ארגוני מסייעת לארגון, למנהלים ולצוותים לשפר תהליכים, להתמודד עם שינוי ולחזק את דרכי העבודה. היא עשויה לעסוק באבחון ארגוני, פיתוח מנהלים, בניית מבנים, שיפור שיתופי פעולה והטמעת תרבות ארגונית.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- ביצוע אבחונים ארגוניים
- זיהוי חסמים ופערים
- ליווי תהליכי שינוי
- פיתוח מנהלים
- בניית תוכניות לפיתוח צוותים
- שיפור ממשקי עבודה
- הטמעת ערכים ותרבות ארגונית
- פיתוח תהליכי הערכת ביצועים
- ליווי שינויים במבנה הארגוני
- הנחיית סדנאות ותהליכים
- עבודה עם הנהלה ומנהלים בכירים
- מדידת השפעת התוכניות
- תמיכה בתהליכי צמיחה, מיזוג או שינוי
מנהלת שכר והטבות עוסקת בתכנון מדיניות התגמול ובהתאמתה ליכולת הכלכלית ולמטרות הארגון. בחלק מהמקומות היא מתמקדת בניתוח ובתכנון, ובאחרים התפקיד כולל גם טיפול שוטף בהטבות, בתהליכי שכר ובקשר עם ספקים.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- בניית מדיניות שכר ותגמול
- קביעת טווחי שכר לתפקידים
- ניתוח נתוני שכר
- תכנון מענקים ובונוסים
- ניהול מערך ההטבות
- ליווי תהליכי עדכוני שכר
- הכנת נתונים לקראת קידומים
- בניית מודלים לתגמול
- מעקב אחר תקציבי שכר
- ניתוח פערי שכר
עבודה עם הנהלה, כספים ושכר - קשר עם ספקי פנסיה, ביטוח והטבות
- בחינת השפעת תוכניות התגמול לשימור עובדים
מנהלת חוויית עובד מתבוננת בנקודות המפגש של העובדים עם הארגון, מהשלבים הראשונים של הקליטה ועד לעזיבה. המטרה היא לזהות היכן התהליכים עובדים היטב, היכן נוצרים קשיים וכיצד ניתן לשפר את החוויה היומיומית.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- מיפוי מסע העובד
- שיפור תהליך הקליטה
- ביצוע סקרי עובדים
- איסוף וניתוח משובים
- פיתוח יוזמות לחיזוק תחושת השייכות
- קידום תקשורת פנים ארגונית
- זיהוי נקודות קושי בתהליכים
- שיפור השירות הפנים ארגוני
- חיבור בין רווחה, הדרכה ומשאבי אנוש
- עבודה עם מנהלים על חוויית הצוותים
- בחינת שביעות רצון מתהליכים שונים
- ליווי נקודות מעבר בחיי העובד
- מדידת השפעת היוזמות שהופעלו
מנתחת נתוני משאבי אנוש הופכת מידע על עובדים ותהליכים לתובנות שניתן להשתמש בהן בקבלת החלטות. היא בודקת מגמות, משווה בין תקופות או יחידות ומציגה נתונים שיכולים לסייע בתכנון כוח אדם, בשימור ובשיפור תהליכים.
בין תחומי האחריות העיקריים:
- איסוף נתונים ממקורות רלוונטיים
- בדיקת איכות ושלמות הנתונים
- ניתוח נתוני גיוס
- בחינת שיעורי תחלופה ושימור
- ניתוח מצבת עובדים
- מעקב אחר היעדרויות
- בדיקת נתוני קידום והכשרה
- בניית דוחות ולוחות מחוונים
- הגדרת מדדי משאבי אנוש
- זיהוי מגמות ופערים
- הצגת ממצאים להנהלה ולמנהלים
- תמיכה בתכנון כוח אדם
- חיבור בין הנתונים לבין החלטות ארגוניות
למה אותו תפקיד נראה אחרת בכל ארגון?
תחומי האחריות בתפקידי משאבי האנוש משתנים לפי גודל הארגון, מספר העובדים, היקף הגיוסים, מבנה המחלקה, התקציב, סוגי המשרות והצרכים המקצועיים. בארגון קטן בעלת תפקיד אחת יכולה להיות אחראית במקביל על גיוס, קליטת עובדים, רווחה, הדרכה, ליווי מנהלים וטיפול בנושאים שוטפים. בארגון גדול אותם תחומים עשויים להתחלק בין כמה בעלי תפקידים וצוותים מקצועיים. לכן, כאשר בוחנים משרה במשאבי האנוש, חשוב לקרוא את תחומי האחריות, להבין למי התפקיד כפוף, עם אילו מחלקות הוא עובד ומהי רמת הסמכות, ולא להסתמך רק על שם המשרה.
איפה נוצרת חפיפה בין תפקידי משאבי האנוש?
חפיפה נוצרת כאשר כמה בעלי תפקידים מעורבים באותו תהליך, אך כל אחד מהם אחראי על חלק אחר. מגייסת, רכזת גיוס וסורסרית יכולות כולן לעסוק באיתור מועמדים, אך הסורסרית מתמקדת בדרך כלל בחיפוש יזום, המגייסת בוחנת התאמה ומנהלת את התהליך, ורכזת הגיוס עשויה לטפל בתיאומים, במעקב ובקשר השוטף. כך גם מנהלת הדרכה, מנהלת פיתוח ארגוני ו-HRBP יכולות לעבוד יחד על פיתוח מנהלים, בעוד מנהלת רווחה ומנהלת חוויית עובד עשויות לעסוק בנושאים דומים של שייכות, תקשורת ושביעות רצון. ההבדל נמצא בדרך כלל במטרת התפקיד, בעומק המקצועי, ברמת הבכירות ובהיקף האחריות.
רוצים לראות את הפערים בפועל? בקרו באתרי הדרושים
אם אתם באמת רוצים לראות עד כמה תחומי האחריות משתנים בין ארגון לארגון, כדאי להיכנס לאתרי דרושים ולהשוות בין משרות בעלות אותו שם. תגלו שיש ארגונים שמרחיבים את התפקיד וכוללים בו תחומים נוספים, לפעמים בגלל מבנה מצומצם או צורך לרכז כמה משימות תחת בעלת תפקיד אחת. במקומות אחרים תראו תפקידים מצומצמים יותר, בגלל שאין צורך מקצועי בתחום מסוים, אין ידע פנימי לפתח אותו או שהארגון בחר להפריד אותו לתפקיד אחר.
לכן, שם המשרה לבדו לא תמיד מעיד על העבודה בפועל. תיאור התפקיד, תחומי האחריות, רמת הסמכות והציפיות הארגוניות הם שמאפשרים להבין מה באמת כולל התפקיד ומה ההבדל בינו לבין תפקידים דומים במחלקת משאבי האנוש והגיוס.
מה בא לכם ללמוד?
