טיפים למנהלי גיוס ומשאבי אנוש בניהול זמן

ניהול זמן מתייחס לארגון ותכנון הזמן להגברת הפרודוקטיביות. אחד הצעדים הראשונים בניהול זמן יעיל הוא הגדרת יעדים לפי תקופות זמן (יום, שבוע, חודש, שנה) ובירור המשימות לפי סדר חשיבות ודחיפות.

מנהלי גיוס ומשאבי אנוש שלא מצליחים לנהל זמן באופן יעיל מהווים דוגמה גרועה עבור שאר חברי הצוות: עובדים מחקים התנהגות זו, התפוקה נפגעת, רמות הלחץ עולות, המועמדים למשרות מתוסכלים ותהליכי הגיוס מתארכים ועולים הרבה יותר.

המשימות שגוזלות את הזמן למנהלי גיוס ומשאבי אנוש

במחלקות משאבי אנוש (HR) וגיוס, יש מספר משימות שעשויות לגזול זמן באופן ניכר:

סינון קורות חיים: לעבור ולסנן קורות חיים כדי לאתר מועמדים פוטנציאליים נחשבת למשימה שגוזלת הרבה זמן. במיוחד לאחר ביצוע קמפיין לגיוס עובדים.
תזמון ראיונות: תיאום בין צוות משאבי האנוש, הגיוס, המנהלים והמועמדים יכול להיות מסורבל בשל הפניות של כל אחד מהמשתתפים בראיון.
הדרכה ופיתוח: הכנת חומרי הדרכה, תזמון מפגשים והבטחת השתתפות העובדים דורשים זמן ומשאבים.
ביקורת ביצועים: הערכות עצמיות, ביקורות עובדים וביקורות מנהלים, דורשים לא מעט זמן, פניות ומיקוד.
ניטור כיבוד חוקים ותקנות: עדכון בחוקי עבודה, פתירת סוגיות משפטיות, איסוף חומרים במקרה של בירור יכולים לשאוב זמן רב.
קשרי עובדים: טיפול בתלונות, הקלה על תקשורת בין-מחלקתית ופתרון קונפליקטים עלולים להיות בלתי צפויים וגוזלים זמן.
ניהול הטבות: ניהול הטבות לעובדים כמו ביטוח בריאות, חשבונות פרישה והטבות אחרות כרוכים בלא מעט פרטים וניירת.
ניהול נתונים: שמירה על רישומי עובדים, הן עבור עובדים קיימים והן עבור עובדים שעזבו את הארגון, מצריכים תשומת לב קפדנית לפרטים ויכולים לגזול זמן משמעותי.
גיוס עובדים: בניית מותג מעסיק, ניהול מערך מודעות דרושים, איסוף תכנים, מציאת שגרירי מותג, גיוס ברשתות החברתיות לוקחים זמן! בלי תכנון יעיל – אתם עלולים לבזבז ימים שלמים על משימות שאם הייתם מתכננים נכון, הייתם חוסכים לפחות 60 אחוז.

10 טיפים למנהלי גיוס ומנהלי משאבי אנוש

ניהול זמן למנהלי גיוס ומשאבי אנוש HR הוא מאתגר יותר בשל המורכבות והיקף האחריות. 10 טיפים שיעזרו למנהלי HR וגיוס לנהל זמן ביעילות:

1. תיעדוף אסטרטגי
מנהלים חייבים להיות מיומנים בזיהוי משימות המתאימות למטרות האסטרטגיות של הארגון. הימנעו מטיפול ומיקוד במשימות ופרויקטים שלא מקדמים את המטרות שלכם.

2. האצלת סמכויות
מנהלי משאבי אנוש וגיוס צריכים להקיף עצמם בצוות מוכשר ולהאציל משימות ביעילות. זה לא רק מפנה עבורם את הזמן אלא גם משמש כהזדמנות לפיתוח הצוות. האצלת תפקידים צריכה להיות ברורה ומותאמת זמנים.

3. תזמנו 'זמן חשיבה ותכנון'
למנהלים מכל סוג דרוש זמן למחשבה ולתכנון. קבעו פגישה עם עצמכם לחשיבה ללא הפרעה, מחקר וקבלת החלטות. השתמשו בזמן הזה כדי להתמקד בתכנון ארוך טווח, סיעור מוחות וניתוח.

4. אמרו – לא!
צמיחת הצוות או טיפוס בסולם הדרגות ידרשו מכם יותר תשומת לב וזמן. כדי לנהל את הזמן יהיה עליכם ללמוד להגיד לא למשימות שאינן דחופות, או בקשות לא דחופות.

5. השתמשו בכלים מתקדמים לניהול זמן
כלים מתקדמים לניהול זמן יכולים לתכנן ולחסוך עבורכם זמן. בנוסף כלים אלו יספקו עבורכם תובנות לקבלת החלטות בנושא המשימות.

6. הגבילו את זמן הפגישות
וודאו שלכל פגישה יש מטרה ברורה, והיא אינה חורגת מהזמן שהקצבתם. אם ישנה אפשרות לצמצם מס' פגישות ולאחד ביניהם, הרווחתם.

7. מינוף טכנולוגי לתקשורת
לשיחות ועדכונים מהירים, השתמשו באפליקציות או שיחות וידאו כדי לחסוך זמן.

8. הגדירו יעדים רבעוניים ובדקו אותם באופן קבוע
מעבר לבדיקה השבועית/החודשית, הקפידו להסתכל על תקופת זמן ארוכה יותר. בחינה רבעונית יכולה לתרום לייעול הזמן עוד יותר.

9. תכנון זמן לניהול משברים
בתפקידים בכירים, משברים הם בלתי נמנעים, בין אם הם נושאים פנימיים או שינויים מונעי שוק, שמרו על זמנים 'ריקים' וגמישים בלוח.

10. ייעלו שיטות עבודה
בחנו האם שיטות העבודה שלכם מסורבלות או יעילות, עברו על כך משימה ובחנו האם ניתן לבצע אותה באופן אחר.

לסיכום...

בקורס גיוס דיגיטלי המיועד למנהלי משאבי אנוש, גיוס ועובדי מחלקת HR תלמדו ניהול יעיל של משימות באמצעות מחקר וניתוח נתונים. ובקורס למיתוג מעסיק תוכלו לבנות לוח יעדים להצגת מותג מעסיק מקצועי.