המדריך לתיעוד ושמירת מסמכים במחלקות HR משאבי אנוש. שאלות ותשובות בדיני עבודה

אחד הנושאים שעולים כל פעם מחדש בקורס משאבי אנוש והכשרת למנהלי HR, הוא התיעוד, לא רק סביב מסמכים רק "כדי שיהיו", אלא תיעוד שמאפשר לפעול בשקיפות, להתנהל באחריות, ולתמוך בהחלטות ניהוליות גם חודשים ושנים אחרי שהתקבלו.

הניסיון מלמד שלא תמיד הבעיה היא בזכויות, אלא בהיעדר הוכחות. כשאין רישום מסודר, כשאין גישה למידע, או כשהמסמכים נשמרים בלי סדר קשה להגן על הארגון, וגם על העובד.

אמנם אני לא עוסקת בפרשנות משפטית, אבל כן רואה מקרוב את ההשפעה של ניהול מידע איכותי במחלקות משאבי אנוש. לכן בחרתי לרכז עבורכם את השאלות שצפות הכי הרבה מהשטח, אלו שלא תמיד מופיעות בחוק, אבל קובעות בפועל איך מתנהלים נכון.

שאלות ותשובות על שמירה ותיעוד מסמכים של עובדים במחלקת HR משאבי אנוש - דיני עבודה בישראל. נושאים עיקריים:

אילו סוגי מסמכים חייבים להיכלל בתיק העובד?
לכמה זמן יש לשמור מסמכים אישיים של עובדים?
האם ניתן לנהל תיקים דיגיטליים במקום תיקי נייר?
האם המעסיק מחויב למסור לעובד עותקים מהמסמכים?
כיצד נכון לשמור דוחות נוכחות ושעות עבודה?
אילו מסמכים יש לשמור לצורך פיקוח של משרד העבודה?
האם יש צורך במדיניות ארגונית בנושא שמירת מסמכים?
האם מותר למחוק מסמכים של עובדים לשעבר?
איך מתעדים שיחות עם עובדים במסגרת ניהול משאבי אנוש?
האם נדרש תיעוד פורמלי גם להליכים בלתי פורמליים?
האם העובד רשאי לבקש למחוק מסמך מתיקו האישי?
כיצד יש לנהל תיקי עובדים שמועסקים במיקור חוץ?
האם יש צורך לתעד חופשות ואישורי מחלה?
מה הדין לגבי שמירת מסמכים של מועמדים לעבודה שלא התקבלו?
האם תכתובות מייל מקצועיות נחשבות מסמכים רשמיים?
האם ניתן לשמור מסמכים בענן?
מה אחריות מנהל משאבי אנוש בנוגע לתיעוד ושמירה?
כיצד נוהגים בתיקי עובדים שנמצאים במחלוקת משפטית?

שאלה: אילו סוגי מסמכים חייבים להיכלל בתיק העובד?

תשובה: תיק העובד כולל הסכם העסקה, מסמכי קליטה, טפסים אישיים (כגון 101), הערכות תקופתיות, מסמכי שכר, דוחות נוכחות, מכתבים פורמליים, ותיעוד הליכים משמעתיים.

שאלה: לכמה זמן יש לשמור מסמכים אישיים של עובדים?

תשובה: ההמלצה היא לשמור מסמכים הקשורים להעסקה במשך 7 שנים ממועד סיום העבודה, כדי לעמוד בדרישות חוק ההתיישנות ולצורך התמודדות עם תביעות עתידיות.

שאלה: האם ניתן לנהל תיקים דיגיטליים במקום תיקי נייר?

תשובה: כן. ניהול דיגיטלי מותר ואף מומלץ, כל עוד נשמרים תנאים של אבטחת מידע, נגישות, שלמות קבצים וגיבוי סדיר.

שאלה: האם המעסיק מחויב למסור לעובד עותקים מהמסמכים?

תשובה: כן. כל עובד זכאי לעיין במסמכים הנוגעים להעסקתו ולקבל העתקים לפי חוק הגנת הפרטיות, ובפרט לגבי תלושי שכר וחוזים.

שאלה: כיצד נכון לשמור דוחות נוכחות ושעות עבודה?

תשובה: יש לתעד באופן יומיומי את שעות העבודה בפלטפורמה מאושרת, לשמור את הרישומים לפחות שבע שנים, ולאפשר גישה לעובד לבדיקת הנתונים.

שאלה: אילו מסמכים יש לשמור לצורך פיקוח של משרד העבודה?

תשובה: מסמכי שכר, טפסי העסקה, רישומי שעות עבודה, דוחות נוכחות, תיעוד תשלומים סוציאליים, ונתונים על זכויות עובדים – חובה לשמור בצורה נגישה ומדויקת.

שאלה: האם יש צורך במדיניות ארגונית בנושא שמירת מסמכים?

תשובה: מומלץ שכל ארגון יגדיר מדיניות ברורה המפרטת אילו מסמכים נשמרים, לכמה זמן, באילו אמצעים, ומי מוסמך לגשת אליהם.

שאלה: האם מותר למחוק מסמכים של עובדים לשעבר?

תשובה: רק לאחר שחלפו 7 שנים ממועד סיום העבודה ולא קיימות מחלוקות פתוחות. מחיקה מוקדמת עלולה להוות פגם ראייתי במחלוקות עתידיות.

שאלה: איך מתעדים שיחות עם עובדים במסגרת ניהול משאבי אנוש?

תשובה: מומלץ לתעד סיכום כתוב של שיחות משמעותיות (משוב, התראה, שיחת שימוע) ולצרפו לתיק העובד – בצירוף תאריך, נושא ונקודות מרכזיות.

שאלה: האם נדרש תיעוד פורמלי גם להליכים בלתי פורמליים?

תשובה: כן. גם במקרים בהם לא ננקטו צעדים פורמליים, חשוב לשמור תיעוד פנימי של שיחות והחלטות, במיוחד כשנדרשת עקביות ניהולית או הגנה משפטית.

שאלה: האם העובד רשאי לבקש למחוק מסמך מתיקו האישי?

תשובה: לא באופן חד-צדדי. כל בקשה כזו נבחנת לפי שיקול דעת משפטי, תוך איזון בין הזכות לפרטיות לבין זכות המעסיק לתיעוד.

שאלה: כיצד יש לנהל תיקי עובדים שמועסקים במיקור חוץ?

תשובה: התיעוד חייב להישמר אצל המעסיק בפועל, גם אם מדובר בגוף חיצוני. יש לוודא גישה למסמכים בעת הצורך, כולל לצרכי פיקוח או בירור תלונות.

שאלה: האם יש צורך לתעד חופשות ואישורי מחלה?

תשובה: כן. חובה לנהל רישום מסודר של ימי חופשה, היעדרויות, ואישורים רפואיים – כחלק מניהול זכויות העובד ותשלומי השכר.

שאלה: מה הדין לגבי שמירת מסמכים של מועמדים לעבודה שלא התקבלו?

תשובה: יש לשמור את תיק המועמד למשך כשנה לכל הפחות לצורכי הגנה מפני תביעות אפליה או טענות בדבר אי-קבלה לא הוגנת.

שאלה: האם תכתובות מייל מקצועיות נחשבות מסמכים רשמיים?

תשובה: כן, כאשר מדובר בקבלת החלטות מהותיות, מו"מ על תנאים או תיעוד שיחות עם העובד – יש להדפיס או לגבות את המידע בתיקו.

שאלה: האם ניתן לשמור מסמכים בענן?

תשובה: כן, אך רק אם שירות הענן עומד בתקני אבטחת מידע ומאפשר שליטה, גיבוי, ושחזור מידע במקרה של תקלה או דרישה משפטית.

שאלה: מה אחריות מנהל משאבי אנוש בנוגע לתיעוד ושמירה?

תשובה: מנהל משאבי אנוש אחראי על יישום הנהלים, עדכון התיקים, שמירה על סודיות ואבטחת מידע, וכן הכנה לביקורות מצד הרשויות.

שאלה: כיצד נוהגים בתיקי עובדים שנמצאים במחלוקת משפטית?

תשובה: אין להשמיד או למחוק מסמכים כל עוד קיים הליך משפטי פתוח, גם אם חלפו שבע שנים. יש לוודא שהמידע נשמר בצורה נגישה ומלאה

לסיכום: שאלות ותשובות בדיני עבודה - למגייסים ומנהלי משאבי אנוש בנושא שמירה ותיעוד מסמכים של עובדים

מנהלי משאבי אנוש עוסקים בבני אדם אבל מתמודדים עם מערכות, רגולציה, תביעות ולפעמים גם תיעוד חסר ש"מתפוצץ" שנים אחר כך. בעיני, תיעוד נכון הוא לא רק ניהול סיכונים, אלא שפה של אחריות ארגונית: כל שיחה, החלטה או שינוי צריכים להיות מתועדים נכון. כמרצה למשאבי אנוש וגיוס עובדים (לא מלמדת דיני עבודה), אני מאמינה בלב שלם שניהול משאבי אנוש מקצועי מתחיל במקום הפשוט הזה… של סדר, שקיפות ואכפתיות מהעובד ומהארגון כאחד.

*** הבהרה: המידע במסמך זה נועד לצרכים כלליים, מקצועיים והסברתיים בלבד. תוכן השאלות והתשובות מבוסס על מקורות פומביים, תקדימים, חקיקה רלוונטית ומידע שנאסף מהשאלות הנפוצות שעלו ברשת. אין לראות במידע זה ייעוץ משפטי אישי, ואין בו כדי להחליף היוועצות פרטנית עם עורך דין המתמחה בדיני עבודה.